Mejorar la productividad personal es un objetivo que muchos profesionales se plantean. Ya sea al comienzo del año, del curso escolar o cuando se hace un balance de logros, es común hacerse esta reflexión:
¿Cómo ser más productivo?
No es un secreto que el día tiene 24 horas para todo el mundo. Sin embargo, no todas las personas gestionan igual su tiempo, y ahí radica la gran diferencia. En este post te contamos las claves para que analices tu desempeño y aprendas a mejorarlo. Para empezar, te damos algunas pistas.
Hazte las siguientes preguntas:
- ¿A veces sientes que el tiempo se te escapa como arena entre los dedos?
- ¿Te estresa la sensación de querer llegar a todo y no conseguirlo?
- ¿A menudo no logras abarcar todas las tareas que tenías pendientes para tu día?
- ¿Sientes que tu productividad aumentaría si aprendieras a gestionar mejor tu tiempo?
Si la respuesta a la mayor parte de estas preguntas es sí, te serán muy útiles las pautas y los consejos de productividad que aportamos a continuación. Tómate unos minutos para leer con calma este post y descubrirás cómo organizarte mejor. Siempre hay un primer paso, y tú lo has dado al tomar conciencia del problema.
Lo siguiente es ponerse manos a la obra. Así pues, ¡vamos allá!
1. Pon el foco sobre lo importante
Es muy habitual sentirte abrumado por la sensación de tener muchas cosas que hacer. Sin embargo, si lo piensas con calma, no todo es tan importante, ni tan urgente. Por eso, hay que adoptar un hábito muy sano: establecer prioridades.
Bueno, en relidad, solo deberías tener una prioridad.
Si todo es importante, nada es importante.
Así que comienza eliminando ese plural, prioridad solo hay una.
Es el primer mandamiento de la biblia de la gestión del tiempo y la productividad.
Y me dirás, que hay cosas que es fundamental hacer, y además, hay que hacerlas ya.
De acuerdo, esas son las tareas urgentes. Deben estar en la cima de nuestra pirámide, aunque no sean la prioridad, pero son necesarias hacerlas al momento. Son todas aquellas cuestiones que dependen de plazos, y que, de no cumplirlos, pueden crearnos un problema.
Si lo analizas con calma, verás que muchas de las tareas que ocupan tu día no son de vital importancia. Por tanto, eliminando las tareas urgentes que vas a tener que hacer sí o sí, establece la número uno, tu prioridad y dale el lugar que se merece. Es en la que debes trabajar en cada momento cuando lo urgente está solucionado.
2. Haz un plan y ponlo por escrito
Si tienes muchas cosas en la cabeza, y estar siempre pendiente de todas ellas, te agota y resta energía. Es muy típica una frase que nos repetimos mentalmente: ¡que no se me olvide! Esta es una costumbre que hay que desterrar, anótalo todo y consulta diariamente tu lista de tareas. Libera tu cerebro de la tensión de estar siempre pendiente por si olvidas algo. Mira este ejemplo de planificación del tiempo:
2º. En cuanto a las tareas rutinarias, como consultar el correo, una buena idea es marcar dos o como máximo tres intervalos de tiempo al día para ello. Estar constantemente consultando el correo es un ladrón de tiempo. Así que oblígate a dejarle el lugar que se merece, que no debe ser el central.
3º. Recuerda planificar rigurosamente. Cuanto más detallada sea nuestra planificación, más eficientes seremos. Si no lo haces, simplemente te dejas llevar por la vorágine del día a día. Vas saltando de una cosa a otra sin orden ni concierto, con la pérdida de tiempo y energía que supone.
3. Cada día, su afán
Seguro que te suena esta frase, propia de las madres y las abuelas. ¡Aprovecha esta sabiduría tradicional! Encierra una gran verdad, y es que no se puede abarcar todo al mismo tiempo. Esta idea va en consonancia con el punto anterior. Obviamente, hay mucho que hacer cada día, pero resalta en rojo y en un lugar destacado el principal foco de interés para ese día, el cual debe estar alineado con tu prioridad.
Eso es lo más importante, y todas las tareas tienen que girar en torno a esto. Por ejemplo, si tienes que hacer una presentación de un producto, anota esto como tu prioridad del día. El resto de tareas irían relacionadas, como vemos en la siguiente lista de ejemplo:
- Repasar el power point que has diseñado
- Comprobar la dirección del lugar donde será la presentación, si es fuera de la oficina.
- Recopilar información y materiales de apoyo.
- Ensayar el discurso que has preparado
- Revisar el correo por si hay algún cambio de última hora
Este es solo un ejemplo, pero ilustra la idea de la importancia de que todo gire en torno al tema clave del día y a tu prioridad. Si lo haces de esta forma, al terminar la jornada sentirás que has aprovechado el tiempo, que ha sido un día productivo y sobre todo estás trabajando en la dirección que te has marcado para conseguir cumplir con tu prioridad.
4. Evita las distracciones
Puede parecer una obviedad, pero no lo es. De hecho, las distracciones están entre los principales “ladrones de tiempo”. Por eso, cuando hablamos de técnicas de planificación y organización del tiempo, siempre sale este consejo. Quizá te suena la palabra procrastinación, que no es otra cosa que la terrible costumbre de dejar todo para más tarde.
El gran culpable de la procrastinación es la incapacidad de decir no a esas distracciones que hacen que pierdas el tiempo. Suele tener un significado más profundo, no sentir motivación suficiete por lo que haces o de alguna manera tener miedo a esa tarea, por lo que trae luego…hablar con tu jefe, presentar tu trabajo delante de gente, publicar un artículo que leerá más gente, exponerte.
Para evitarlo, intenta tener tu lugar de trabajo lo más despejado posible. Mantén en tu escritorio solo aquellos objetos que necesitas, para alejarte de tentaciones.
Una de las más evidentes es el teléfono móvil. Tienes todo un mundo de distracciones en la palma de la mano, procura mantenerlo fuera de tu vista. Solo con el gesto de guardarlo en el cajón o dejarlo en otra habitaión, estarás ganando tiempo. Así es más difícil que, casi sin darte cuenta, acabes consultando tu Instagram, tus mensajes de Whatsapp y otras mil cosas más. Haz la prueba. Adoptar la costumbre de guardarlo te hará ganar tiempo y eficacia.
Otra es tener el correo eletrónico abierto mientras trabajas con el ordenador. Cualquier correo que entre puede robar toda tu atención.
Está bastante estudiado la recuperación de la atención y concentración cuando te distraes, una vez que las pierdes, tardas unos 26 minutos en recuperarla de nuevo. Protege tu atención y tu concentración. Tu productividad se disparará.
5. Un momento para cada cosa
Si te planteas cómo mejorar la productividad, no pierdas de vista esta idea. Al igual que, para mantener el orden es fundamental tener un sitio para cada cosa, para una buena gestión del tiempo hay que organizarse. Para alcanzar este objetivo, las rutinas y hábitos pueden ser tus grandes aliados. Los seres humanos somos animales de costumbres, y eso hace que muchas de las cosas que hacemos cada día salgan de forma natural. Si tienes un hábito interiorizado, harás esa tarea o actividad casi sin darte cuenta.
Sabiendo esto, ¿Por qué no aprovecharlo a tu favor? Establece un momento concreto para tareas que haya que hacer cada día. Por ejemplo, revisar el stock cada tarde al volver de comer. Una vez que adquieras la rutina, automatizarás la tarea y la harás con menos esfuerzo. Esto también es productividad: hacer lo que tienes que hacer en el momento en que hay que hacerlo. Así, además, evitas olvidos.
Otra idea muy potente es juntar muchas tareas cortas y diferentes, y hacerlas al mismo tiempo, reservando un tiempo. Ese tiempo dedicado a «minitareas», como yo lo llamo, lo aprovecharás al máximo en lugar de ir haciéndolas intercaladas y perdinedo la atención y concentración a cada rato.
6. Atención al corto, medio y largo plazo
Cuando nos sumergimos en las prisas y la vorágine del día a día, a menudo olvidamos algo importante: mirar las cosas con perspectiva. O lo que es lo mismo, que ver los árboles no te impida divisar el bosque. Tan importante como planificar a corto plazo lo es hacerlo a medio y largo plazo. Se trata de tener una visión de conjunto, que nos ayude a entender que lo que hacemos es parte de un plan más ambicioso. Hoy tienes un objetivo en mente, pero cumplirlo te ayudará a avanzar hasta la siguiente meta. Por lo tanto, no olvides hacer una planificación anual, trimestral y semanal, que te sirva como marco general que guíe tu actividad diaria.
De esta manera cada día y cada tarea que hagas estará alineada y tendrá una meta importante. Y si por algún motivo te desvias, te darás cuenta y podrás corregir sobre la marcha. En lugar de darte cuenta al tiempo, cuando quizás ya no tiene remedio.
7. Presta atención también a la productividad personal
Es muy probable que cuando lees consejos sobre productividad te centres solo en el ámbito profesional. Sin embargo, no pierdas de vista que también el ámbito personal requiere una buena gestión del tiempo. Esto es especialmente cierto para los emprendedores, donde las dos facetas están íntimamente relacionadas. Apostar por herramientas de productividad personal te ayudará a sentirte más eficiente y a rendir más también en lo profesional.
En la productividad personal están incluidos las pausas y descansos de la actividad profesional. Es algo necesario y que a veces, no se le presta atención. Al igual que bloqueas tiempo para tus citas, hazlo para tus descansos, desconexiones y fin de la jornada laboral.
Una buena idea es instalar en tu tablet o smartphone aplicaciones de productividad personal. Cada segundo cuenta, y todo suma para conseguir tu objetivo final. Así pues, no cejes en tu empeño por alcanzar las metas que te has marcado, y organízate para lograrlo.
8. Analiza tu agenda
Una buena estrategia que recomiendan todos los programas de productividad es hacer un auto análisis para ver en qué fallas. Si echas un vistazo a tu agenda, verás qué tareas se repiten, y cuáles se alargan más tiempo del recomendable. Además, verás también qué hay de prescindible en tus rutinas. Si hay algo en lo que puedas delegar, hazlo.
Pretender acapararlo todo puede ser un gran enemigo de la productividad. Si logras limpiar tu agenda de tareas superfluas, habrás ganado un tiempo precioso para dedicarlo a lo que de verdad importa. Recuerda que también existen herramientas para medir tu productividad. Puede ser un buen recurso para este análisis de tu propio desempeño.
9. Apuesta por técnicas para optimizar tu productividad
Hay muchas ideas que podrás aplicar, pero te contamos las más útiles:
- Pomodoro: se trata de un método muy conocido para aprender a vencer la pereza o la procrastinación. Si tu problema es que desperdicias tiempo porque te cuesta ponerte a la tarea, te será muy útil. Solo tienes que establecer un tiempo de trabajo, unos 25 minutos, a los que seguirá un descanso de cinco minutos. Es una forma de engañar a tu cerebro, porque una vez que empieces, seguro que tomarás impulso y seguirás del tirón.
- Ley de Pareto o principio de 80/20: se trata de aplicar al ámbito de la productividad un famoso principio enunciado por un economista. Para simplificar, puede decirse que el 80% de los beneficios provienen de un 20% de acciones. Se trata de identificar ese 20% de nuestras acciones que nos reportan el 80% de beneficios. Un aliado a la hora de establecer las tareas importantes al planificar nuestra agenda.
- Empieza por lo más fácil o por la gran tarea del día. Esto es algo muy personal, mi consejo es que pruebes ambas y veas que te fuciona mejor. Si te sientes abrumado por la inmensidad del trabajo que tienes por delante, empieza por algo pequeño. La satisfacción que da ver que vas tachando tareas de tu lista, hará que cojas carrerilla y sigas con buen ritmo. Aunque puede ser que, a primera hora estás especialmente concentrado, como yo, y prefieres quitarte esa gran tarea rápido de encima, habiendo cumplido tu misión del día.
- No pierdas el tiempo con tareas tediosas. Responder correos o poner orden en tus carpetas pueden ser una tarea a realizar al final del día, cuando no necesites tener toda tu energía al 100%. No desperdicies tu energía, mide bien tus fuerzas y ganarás.
10. Aprovecha el potencial de herramientas y gadgets
En la actualidad, hay muchos gadgets y aplicaciones de productividad, que te ayudan en tu objetivo para tener un día más productivo. Hay aplicaciones realmente útiles, que puedes instalar sin coste y que son de gran ayuda. Las que yo utilizo en mi día a día son estas:
- Trello te servirá para gestionar proyectos. Lo utilizo también para mi vida personal.
- Toggle te echarán una mano para medir el tiempo que dedicas a cada cosa. Si se trata de , hay soluciones interesantes como
- Evernotes para tomar notas de ideas que te surgen.
- Calendarios, saber usarlos bien es una de las herramientas más potentes por su simplicidad y efectividad. Te recomienda este curso para sacarle hasta 10 horas extras a la semana.
- Cuadernos de productividad o bullet journal para los que les gusta tener su agenda personal con ellos.
Y un largo etcétera de gadgets. Úsalos de manera inteligente y serán tu mejor aliado.
Consejos finales
Después de leer todas estas pautas e ideas, seguro que tienes una buena base que responda a tu pregunta
¿Cómo tener un día productivo?
Ahora lo importante es ponerlas en práctica y tener claro que has puesto la primera piedra en ese gran edificio que es un proyecto tanto personal como profesioal. A partir de aquí, hay mucho más que puedes hacer, pero si te sientes dueño de tu tiempo, tienes mucho terreno ganado.
Recuerda que es fundamental seguir formándote y no rendirte nunca en la lucha por mejorar tu productividad. La recompensa será ver tu objetivo cumplido, pero ten presente que el camino será largo. Sin embargo, si pones en marcha todo el saber adquirido y las herramientas a tu alcance, el éxito está mucho más cerca.
Si tanta información te abruma y te gustaría tener información más práctica, te recomiendo que le eches un vistazo al taller gratuito de Isa y Juanmi, unos cracks de la productividad:
«3 secretos para ser más productivo y conseguir por fin todos tus propósitos y objetivos en 2022»
